ข้อสอบ ทฤษฎีและแนวคิดด้านการติดตามและประเมินผล

1. กระบวนการที่สําคัญกระบวนการหนึ่งของกระบวนการจัดการองคกร คือ

ตอบ   การติดตามและประเมินผล

2. วิลเลียม เอ โชรด และแดน วอยชจูเนียร ได้ให้คำนิยามของ การจัดการ ไว้ว่าอย่างไร

ตอบ  การจัดการคือ “กิจกรรมหรือกระบวนการสําหรับการประสานและบูรณาการการใชทรัพยากรเพื่อการบรรลุเปาหมายขององคกรดวยการใชคนซึ่งคนจะใชเทคนิคและขาวสารในโครงสรางขององคกร”

3. กระบวนการจัดการดังกลาวประกอบดวยอะไรบ้าง

ตอบ   การวางแผน (Planning)  การจัดองคกร  (Organizing)  การเปนผูนํา (Leading)                             และการประเมินผล (Evaluation)1

4. องคประกอบในการวัดผลตามแนวคิดของ Balanced Scorecard  ภายใตมุมมองแตละดานประกอบ ดวยประเด็นของอะไรบ้าง

ตอบ   (1) วัตถุประสงค (objective)  เพื่อเปนการกํานดวัตถุประสงคของแตละมุมมองที่ตองการจะชี้วัด

(2) ตัวชี้วัด (Performance Indication)  คือ ตัวชี้วัดนั้นจะแสดงใหเห็นวาองคกรไดบรรลุถึงวัตถุประสงคในแตละดานหรือไม

(3) เปาหมาย (Target )  คือ เปาหมายหรือคาตัวเลขที่ตั้งไว เพื่อใหองคกรบรรลุถึงคานั้นๆ

(4) แผนงาน โครงการที่ตั้งใจ (Initiatives) คือ แผนการปฏิบัติงานที่มีการลําดับ                  เปนขั้นๆ ในการจัดทํากิจกรรม

5. แนวคิดในการควบคุมและประเมินผลแผนกลยุทธ มีองคประกอบที่สำคัญ ได้แก่อะไรบ้าง

ตอบ       1. การติดตามผลการดําเนินการ (Track Status)  เปนเครื่องมือสําคัญของผูบริหารที่จะ             สรางความมั่นใจไดวาการปฏิบัติงานขององคกรเปนไปในทิศทางที่ถูกตองและสามารถสรางผลงานที่สอดคลองตามเปาประสงคหรือจุดมุงหมายที่วางเอาไวการติดตามผลการดําเนินงานจะชวยใหผูบริหารทราบขอมูลที่เปนตัวบงชี้ปญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นซึ่งจะเปนขอมูลแก            ผูบริหารในการปรับเปลี่ยนกลยุทธใหสอดรับกับสถานการณที่เปลี่ยนแปลงไป

การติดตามผลการดําเนินงานนี้ หมายความรวมถึงการรวบรวมผลการดําเนินงานใน  แตละชวงเวลาของกิจกรรม งานโครงการตางๆสอดคลองตามตัวชี้วัดผลสําเร็จของการดําเนินงานในแตละระดับที่ไดกําหนดไวในแผนปฏิบัติงานประจําป

2. การรายงานความกาวหนา (Communicate Progress)  เปนกระบวนการหลังจากที่ไดมีการรวบรวมขอมูลเกี่ยวกับผลการดําเนินงานตามแผนกลยุทธภายใตกรอบของตัวชี้วัดผลสําเร็จของการดําเนินงานในแตละชวงเวลาแลวเปนหนาที่ของผูมีหนาที่ในการกํากับติดตามผลที่จะตองจัดทํารายงานสรุปเสนอตอผูบริหารใหไดรับทราบความกาวหนาในการปฏิบัติงานเปนระยะรวมทั้งควรสงขอมูลยอนกลับใหแกผูปฏิบัติงานที่เกี่ยว             ของเพื่อชวยใหผูรับผิดชอบแตละระดับดําเนินการปรับปรุงแกไขการปฏิบัติงานใหเปนไปตามแนวทางที่เหมาะสม
3. การวัดผลและประเมินผล (Measurement and Evaluation) จะประกอบ                 ดวยกระบวนการยอย 3 ขั้นตอน   ไดแก   การเก็บรวบรวมขอมูล การวิเคราะหและ

ประเมินผลขอมูล และการนําเสนอผลการประเมิน การวัดผลและประเมินผลจะเปนการ

ประเมินผลสําเร็จของการปฏิบัติงานตามแผนในแตละรอบเวลาที่กําหนดซึ่งผลที่ไดจากการประเมินจะเปนขอมูลพื้นฐานในการวางแผนกลยุทธรอบตอไปขององคกร

6. การวัดผลและประเมินผลประกอบไปด้วยกระบวนการย่อยกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง

ตอบ   3   ขั้นตอน   ได้แก่    1. การเก็บรวบรวมขอมูล     2. การวิเคราะหและประเมินผลขอมูล

3. การนําเสนอผลการประเมิน

7. กระบวนการในการควบคุมและติดตามผล แบ่งเปนกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง

ตอบ    4  ขั้นตอน   ได้แก่

1. การกําหนดมาตรฐานที่ใชวัด (Establishing Standard)ทุกองคกรจะมีวัตถุประสงคขององคกร ดังนั้นมาตรฐานที่กําหนดนโยบายจะตองสอดคลองกับวัตถุประสงคนั้น มาตรฐานโดยทั่วไปแยกเปน 2 ประเภท ไดแก   มาตรฐานผลผลิต (Output Standard) และมาตรฐานปจจัยที่ใชในการผลิต (Input Standard)
2. การวัดผลงานที่ทําไดจริง (Measuring Actual Performance) ไดแก การวัดผลงานที่เกิดขึ้นจริงเปนหนวยการผลิตที่จริง หรือความพยายามที่ใหกับงานจริง หนวยวัดที่ใชจะตองเปนอยางเดียวกันกับมาตรฐานที่กําหนดขึ้นมา เชน จํานวนที่ผลิต จํานวนวันที่ขาดงาน จํานวนแฟม จํานวนรายไดที่เกิดขึ้น ซึ่งผลงานเหลานี้ไดมาจากการรายงาน การสังเกต และสถิติตัวเลขตางๆ
3. การเปรียบเทียบผลงานที่ทําไดจริงกับมาตรฐาน(Comparing Actual Performance with Standard) เปนการเปรียบเทียบเนื้อหาความแตกตางที่เกิดขึ้น ระหวางหนวยงานที่ทําใหจริงกับมาตรฐาน
4. การแกไขใหถูกตอง (Taking Corrective Action) ไดแก การดําเนินการทางดานการบริหาร เมื่อพบความแตกตางระหวางผลงานที่เกิดขึ้นจริง กับมาตรฐานเพื่อปรับการดําเนินงานใหเปนไปตามแผนที่ตองการ

8. เทคนิคในการควบคุมและติดตามผล แบงออกเปนกี่ด้าน อะไรบ้าง

ตอบ    4  ดาน  ได้แก่

• การควบคุมดานคุณภาพ หมายถึงเทคนิคตางๆที่นํามาใชเพื่อวัดวาสินคาและบริการที่

ผลิตไดนั้นตรงตอความตองการของลูกคา

2)            การควบคุมดานปริมาณ     คือการควบคุมที่มีการใชตัวเลขตางๆ เพื่อนํามาใชวัด

ในทางปริมาณ    เชนการวัดจํานวนผลผลิตวาเปนไปตามที่ตั้งเปาหมายเอาไวหรือไม

3)            การควบคุมดานคาใชจาย   โดยการใชระบบงบประมาณเพื่อควบคุมคาใชจายซึ่ง

เปนเทคนิคที่สําคัญและนิยมใชมากที่สุดโดยการใหหนวยงานจัดทํางบประมาณการใช้

จายในทุกๆ ดานไวลวงหนาเมื่อเขาสูขั้นตอนการปฏิบัติ ผูบริหารก็จะสามารถ

ควบคุมคาใชจายโดยวัดผลการใชจายที่เกิดขึ้นกับงบประมาณที่ตั้งเอาไว

4)            การควบคุมดานเวลา  คือการควบคุมใหงานตางๆ ดําเนินไปไดโดยสามารถจัดทําได

เสร็จตามกําหนดเวลาที่วางเอาไว

9. การควบคุมและติดตามผลที่มีประสิทธิภาพต้องมีลักษณะอย่างไร

ตอบ   ระบบการควบคุมและติดตามผลทีมีประสิทธิภาพจะต้องมีความถูกตอง   ความทันเวลา    ความประหยัด  ความยืดหยุน  การสามารถเขาใจได้    มีมาตรฐานที่สมเหตุสมผล                                มีการจัดระบบอยางมีกลยุทธ    มีการเนนกฎแหงขอยกเวน     มีการใชมาตรการหลายๆอยาง   และมีการแกไขใหถูกตอง 

10. คุณลักษณะของการควบคุมและติดตามผลที่ดีต้องเป็นอย่างไร

ตอบ   คุณลักษณะของการควบคุมและติดตามผลที่ดีตองประหยัด   รายงานผลตองรวดเร็ว                  เนนสวนสําคัญของผลงาน  สามารถเขาใจไดงายและ เปนที่ยอมรับ